Berichterstellung: Aufbau und Inhalt

Für eine gelungene Berichterstellung ist es wichtig, sich auf das Wesentliche zu beschränken, sachlich zu bleiben und klar strukturiert vorzugehen.


Egal ob handschriftlich verfasst, mit Hilfe von Office-Programmen erstellt oder unterstützt durch speziell zugeschnittene Softwarelösungen sind es grundsätzliche Strukturen, die für eine gute und klar verständliche Berichterstellung sorgen. In vielen wissenschaftlichen, wirtschaftlichen oder administratorischen Bereichen ist das Verfassen des Berichts eine wichtige Aufgabe, die regelmäßig ausgeführt werden muss und ihren Zweck erfüllen soll: andere über Vorgänge und Ergebnisse optimal zu informieren.

Information und Klarheit stehen im Vordergrund bei jedem Bericht
Bei der Berichterstellung geht es in erster Linie um eine sachbezogene Information, die an die Adressaten weitergegeben werden soll. Dabei müssen die Fragen vorweggenommen werden, die sich in diesem Zusammenhang stellen könnten. Egal ob es sich um einen Schulaufsatz handelt, es eine wissenschaftliche Abhandlung geht oder um einen betrieblichen Bericht, sollten die klassischen „W-Fragen“ beantwortet werden (wer, wo, wann, was und warum). So werden bereits in der Einleitung die prägnantesten Informationen zusammengefasst, der Hauptteil geht auf Details ein und der Schluss liefert das Fazit in Form einer Zusammenfassung der beschriebenen Ergebnisse. Stilistisch ist Sachlichkeit gefragt, der Ausdruck persönlicher Gefühle und Gedanken ist dabei uninteressant. Der Adressat soll in erster Linie informiert und nicht unterhalten werden.

Software-Unterstützung für die moderne Berichterstattung
Mit Hilfe von Berichts-Generatoren oder -Assistenten lassen sich gute Lösungen für die einfache und schnelle Berichterstellung anlegen. Hierbei werden vorgefertigte Berichtsmodelle und Strukturvorlagen zur Verfügung gestellt, die vom Benutzer dann je nach Bedarf verwendet werden können. Um komplexere Berichte zu verfassen, dient ein Berichts-Designer, der benutzerdefinierte und programmierbare Features unterstützt und die individuellere Gestaltung ermöglicht. Hier können auch nach Belieben Bilder, Charts oder Tabellen eingefügt werden. Die verschiedenen Softwarelösungen wollen dem User den mühseligen Aufbau eigener Text- oder Tabellenvorlagen erleichtern und bieten Drag-and-Drop-Lösungen, die auch dafür sorgen, dass eine klare und gleichbleibende Struktur mit verschiedenen inhaltlichen Lösungen gefüllt werden kann. Dennoch klingt die Werbung solcher Produkte häufig verführerischer und die Anwendung leichter, als es ist. Letzten Endes handelt es sich auch hierbei um ein Werkzeug, dessen Umgang geübt werden muss und erst die individuelle Erfahrung liefert die Grundvoraussetzung für eine gelungene Berichterstellung.