Betriebsweihnachtsfeier organisieren - so wirds ein voller Erfolg

Betriebsweihnachtsfeier organisieren: Welche Punkte Sie beachten müssen um ein gelungenes Event auf die Beine zu stellen.


Wenn Sie die jährliche Betriebsweihnachtsfeier organisieren müssen, dann tragen Sie eine große Verantwortung. Denn eine gelungene Veranstaltung wird von vielen Mitarbeitenden als symbolischer Jahresabschluss positiv bewertet und wirkt sich somit direkt auf die Motivation und das Arbeitsklima aus. Der wichtigste Pluspunkt der Betriebsweihnachtsfeier ist das ungezwungene, unformale Zusammensein, welches das Networking unter Mitarbeitern fördert und die Identifikation mit dem Unternehmen erhöht. Die folgenden Schritte sollten Sie unbedingt beachten, wenn Sie die Betriebsweihnachtsfeier organisieren.

Die Planung
Fangen Sie frühzeitig mit der Planung an. Auch wenn es Ihnen früh erscheinen mag, im September sollten Sie mit den Vorbereitungen beginnen. Zuerst sollten Sie abklären wie groß das Budget für die Weihnachtsfeier ist. Diese Mittel sollten Sie grob einteilen um genug für die Räumlichkeit, das Catering, sowie das Rahmenprogramm zu haben. Skizzieren Sie nun in einem Grobkonzept für die Weihnachtsfeier:

  • Wann wird die Feier stattfinden?
  • Wer ist eingeladen, wie viele werden etwa kommen?
  • Wo könnte man die Feier veranstalten?
  • Unter welchem Motto soll die Feier stehen?
  • Budget: Wie sind die Kosten einzuteilen?
  • Wer hält die Weihnachtsansprache?

Mithilfe dieses Grobkonzeptes können Sie sich einen Überblick verschaffen und beginnen, einen Maßnahmenplan auszuarbeiten (Wer macht wann was).

Maßnahmenplan umsetzen
Den folgenden Punkten auf Ihrem Maßnahmenplan sollten Sie beim Betriebsweihnachtsfeier organisieren besonders viel Beachtung schenken. Legen Sie zunächst mal den Termin und die Räumlichkeit fest, in denen die Feier stattfinden soll. Wenn diese Eckdaten fixiert sind, können Sie alles Weitere daran orientieren. Die Einladungen sollten spätestens ende Oktober an die Mitarbeiter verteilt werden. Organisieren Sie das Catering und wählen Sie das Menu aus. Bedenken Sie, dass es ein festliches Menu sein soll, dass zum Thema Weihnachten passt.

Üblicherweise hält jemand aus der Geschäftsleitung eine kurze Ansprache. Nehmen Sie frühzeitig Kontakt mit geeigneten Personen auf, damit sich die Person vorbereiten kann. Sie sollten sich zudem um ein Rahmenprogramm kümmern, damit der Abend kurzweilig verläuft. Bauen Sie dies in den Ablauf mit ein. Beispiel für einen solchen Ablauf:

  • Empfang
  • Vorspeise
  • Ansprache
  • Hauptgang
  • Rahmenprogramm
  • Dessert

Die Feier
Da Sie als verantwortliche Person die Betriebsweihnachtsfeier organisieren, sind Sie auch an der Feier in der Pflicht, dass alles reibungslos klappt. Halten Sie den Kontakt mit dem Catering-Personal und führen Sie Regie über den Abend. Es empfiehlt sich daher, dass Sie einen klaren und nüchternen Kopf behalten und sich voll und ganz auf den Ablauf konzentrieren.