Briefaufbau bei offiziellen Schreiben

Ob für Bewerbungsschreiben, Reklamationen oder für Mitteilungen zu behördlichen Vorgängen: Die Regeln zum Briefaufbau bei offiziellen Schreiben sind stets zu beachten.


Für einen gelungenen Brief sind insbesondere die Textstruktur und der persönliche Schreibstil von Bedeutung.

Form und Textstruktur
Für offizielle Schreiben nutzen Sie am besten das DIN A4-Format als Standardformat und eine lesbare Schriftart wie Arial oder Times New Roman in der Schriftgröße 10 bis 12. Ein individueller, nicht zu verspielt gestalteter Briefkopf verleiht Ihrem Brief eine offizielle Note und die Seriosität des Briefes kann durch einen neutralen Briefumschlag unterstützt werden. Beschränken Sie sich auf maximal zwei DIN A4 Seiten, denn sonst wird das Schreiben nicht vollständig gelesen. Das Datum steht immer in der ersten Briefzeile und mit dem Wohnort ergänzt werden. Das Adressfeld hat im Briefaufbau bei offiziellen Schreiben maximal sechs Zeilen. Soll der Brief den Empfänger persönlich erreichen, muss dessen Name über dem Firmennamen an erster Stelle stehen. Das Anliegen präsentiert man in Kurzform in der Betreffzeile und ergänzt dies mit vorhandenem Aktenzeichen, Referenz- oder Rechnungsnummer. Dadurch hat der Empfänger eine klare Vorstellung, worum es eigentlich geht. Wenn man den Adressaten persönlich kennt oder dessen Schreiben beantwortet, kann man statt mit der üblichen Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ auch mit „Sehr geehrter Herr X/Sehr geehrte Frau Y“ beginnen. Gliedern Sie Ihren Brief in einzelne Abschnitte (nicht länger als sieben Zeilen), die Sie durch eine Leerzeile voneinander trennen. Abschließend sind beim Briefaufbau bei offiziellen Schreiben die Grußformel und Unterschrift wichtig. Klassische Abschlüsse sind hierbei „Mit freundlichem Gruß“ oder „Freundliche Grüße“.

Stilistische Tipps
Den Einstieg in einen Brief gestaltet man immer mit einem kurzen Abschnitt. Im eigentlichen Brieftext geht man dann auf das Anliegen ein. Man verwendet möglichst einfache und verständliche Worte, um den Leser die nötigen Informationen zu geben. Muster für einen Briefaufbau bei offiziellen Schreiben für Behörden findet man auch im Internet.