Dokumentenkassette - Tipps zum Kauf

Vor dem Kauf sollte das benötigte Volumen ermittelt werden. Anschaulich wird dies, indem man nicht nur eine Liste der zu sichernden Dokumente anfertigt, sondern die relevanten Unterlagen zu einem Stapel zusammen stellt. So erhält man eine bildliche Vorstellung und ungefähre Abmessungen des Innenraums, über den die Dokumentenkassette mindestens verfügen muss. Dabei sollte eine Platzreserve bedacht werden, weil sich erfahrungsgemäß die Anzahl der zu schützenden Dokumente im Laufe der Zeit erhöht. Papierunterlagen wie Urkunden, Zeugnisse oder Versicherungspolicen werden meist im DIN-A-4-Format vorliegen und sind oft zusätzlich in einzelnen Aktenordnern archiviert; hier lässt sich gegebenenfalls Platz einsparen, wenn diese Dokumente in einer weniger sperrigen Sammelmappe zusammen gefasst werden. Für Anwender mit erhöhtem Platzbedarf sind auch Ausführungen mit integrierter Hängeregistratur erhältlich. Eine handelsübliche Dokumentenkassette bietet üblicherweise ausreichend Platz für DIN-A-4-Formate; mehr Volumen erscheint sinnvoll, wenn beispielsweise auch großformatige Fotoalben oder nicht in Papierform vorliegende Dokumente wie Datenbänder oder CDs zusätzlich untergebracht werden sollen.

Die richtige Schutzklasse wählen
Bei der Wahl der passenden Dokumentenkassette ist zu berücksichtigen, welchen Schutz diese bieten soll. Einfache Ausführungen bestehen meist aus einwandigem Stahlblech, besitzen ein Sicherheitsschloß und bieten so zumindest grundsätzlichen Schutz vor unbefugtem Zugriff. Im Ernstfall kann jedoch die Investition in eine Ausführung lohnen, welche über weitreichendere Schutzfunktionen verfügt und entsprechend zertifiziert ist. Diese Modelle unterliegen entsprechenden Normen, mit denen der Hersteller beispielsweise zusichert, dass in einer solchen Dokumentenkassette verwahrte Papierdokumente eine festgelegte Zeit ohne nennenswerte Beschädigung überstehen, in der die Dokumentenkassette für Haus- oder Zimmerbränden typischen Temperaturen ausgesetzt ist. Auch Dichtigkeit gegen Lösch- oder Leitungswasser wird in solchen Zertifizierungen festgelegt. Um diese Anforderungen zu erfüllen, sind solche Produkte meist doppelwandig aus hochwertigeren Materialien hergestellt und verfügen über spezielle Isolierschichten sowie zusätzliche Dichtungen.

Diebstahlsicherheit und Transportfähigkeit bedenken
Einige Ausführungen sind mit einem Stahlseil ausgestattet, mit dem sich die Kassette sicher an ihrem Aufbewahrungsort verankern und so zusätzlich gegen Diebstahl sichern lässt. Damit sie aber beispielsweise im Fall eines Brandes von ihrem Besitzer schnell an einen sicheren Ort zu transportieren ist, sollte die Dokumentenkassette über geeignete Tragegriffe verfügen.