E-Mail schreiben für Anfänger: Grundlagen des elektronischen Briefverkehrs

In vielen Fällen ist es zweckmäßiger, eine E-Mail zu schreiben, anstatt eigens einen Brief aufzusetzen. Sie benötigen dafür lediglich eine E-Mail-Adresse und etwas Grundwissen über diese digitale Kommunikationsform.


E-Mails sind praktischer, schneller und günstiger als der herkömmliche Briefwechsel. Derzeit ist es sogar immer selbstverständlicher, auf mobilen Geräten eine E-Mail zu schreiben und auch zu empfangen. Mit etwas Übung gelingt der Umgang mit dem E-Mail-Postfach auch Ihnen schon nach kurzer Zeit spielend.

Einen E-Mail-Account einrichten

  • Es gibt zahlreiche Dienste, bei denen Sie ein E-Mail-Konto kostenlos einrichten können. In Deutschland sind web.de, gmx.de und googlemail.com beliebte Anbieter. Prinzipiell werden überall die gleichen Funktionen geboten. Die größten Unterschiede bestehen beim Speicherplatzlimit.
  • Viele Unternehmen und nahezu alle Hochschulen in Deutschland stellen ihren Mitarbeitern und Auszubildenden/Studenten E-Mail-Adressen zur Verfügung. Der Zugriff erfolgt über eine spezielle Webseite oder über bestimmte E-Mail-Programme.
  • Wenn Sie bereits eine E-Mail-Adresse besitzen, ist die Anmeldung einer weiteren Adresse in den meisten Fällen problemlos möglich. Sind sie E-Mail-Neuling, werden die persönlichen Daten teilweise auf postalischem Weg überprüft und bestätigt.

Das E-Mail-Postfach im Überblick

  • E-Mail-Dienste bieten die Möglichkeit, eine E-Mail zu schreiben und auch zu empfangen. Oft gibt es dabei eine maximale Anzahl an E-Mails, die gespeichert werden können.
  • Ihre gespeicherten E-Mails können Sie in Ordnern organisieren. Standard-Ordner sind in der Regel der Posteingang, der Gesendet-Ordner, der Entwürfe-Ordner und der Papierkorb sowie ein Spam-Ordner, in dem E-Mails weniger vertrauenswürdiger Absender landen.
  • Wichtige Kontakte speichern Sie im digitalen Adressbuch. Am besten nehmen Sie sich nach Ihrer Anmeldung etwas Zeit und personalisieren die Einstellungen Ihres E-Mail-Postfachs nach Ihren Bedürfnissen.

E-Mail schreiben vs. Brief schreiben

  • Eine E-Mail zu schreiben, ist benutzerfreundlich, denn E-Mails sind dynamischer und günstiger als der postalische Schriftverkehr. Dennoch verlangen viele Institutionen, dass man Dokumente oder Unterlagen per Post verschickt. E-Mails sind tendenziell etwas informeller als Briefe.
  • Wie einen Brief können Sie auch eine E-Mail als vertraulich markieren, eine Visitenkarte oder Signatur/Unterschrift anhängen und sogar eine Lesebestätigung anfordern. Auch das Format (Schriftgröße, Schriftfarbe und Schriftart, digitales Briefpapier etc.) bietet viele Möglichkeiten. Zudem können Sie nahezu jede Datei per E-Mail verschicken.
  • Wie beim Brief ist es abhängig von Zweck und Empfänger, wie Sie sich ausdrücken. Jedoch gelten teils etwas andere Ausdrucksformen, an die Sie sich rasch gewöhnen sollten. Schließlich geschieht das E-Mail schreiben nicht per Stift, sondern per Tastatur.