Email Netikette - der Knigge zur elektronischen Post

Jeden Tag werden unzählige Emails über das World Wide Web verschickt. Nicht nur im Privaten zählen die Menschen auf die schnelle und meistens zuverlässige elektronische Post. Auch im Berufsalltag hat die Email Einzug gehalten. Zu jedem Arbeitsplatz gehört heute auch eine geschäftliche Email-Adresse. In diesem schnellen Verfahren der Kommunikation kann es aber zu formulierten Missverständnissen,

Rechtschreibfehlern und Anrede-Irritationen kommen. Behandeln Sie eine Email immer wie das offizielle Schreiben auf Papier und achten Sie immer auf eine angemessene Netikette – dann kann wenig schief gehen.

Verständnisfrage
Was wir unserem Gegenüber mit einem Augenzwinkern oder passendem Unterton mitteilen, kann in der gestenarmen Email schon mal falsch verstanden werden. Die Feinheiten des Kommunizierens liegen im Augenkontakt, in der Stimmlage und in Gesten. Diese zwischenmenschliche Unterstützung der Aussage fällt in einer Email weg. Die Wortwahl sollte also immer auf das Verständnis des Empfängers überprüft werden, um Unklarheiten zu vermeiden. 

Inhaltsform
Emails sollten kurz und bündig gehalten werden. Den Inhalt machen Höflichkeit verbunden mit klaren Aussagen aus. Von Smileys und sonstigen Emotion-Icons sollte man in beruflichen Mails absehen. Diese könnten als unprofessionell und kindisch gedeutet werden. Lesen Sie den Text vor dem Absenden noch einmal Korrektur, Rechtschreibfehler schleichen sich in der Eile schnell ein.

Betreff und Antwort
Die Betreffzeile ist fast genauso wichtig, wie die Anzeige der Email-Adresse. Der Überschuss an Spam-Mails erhöht die Wichtigkeit dieser (teils auch automatischen) Angaben. Wählen Sie also einen aussagekräftigen sowie kurzen Betreff. Des weiteren können Sie auch die Wichtigkeit der Email einstufen. Diese wird mit prägnanten Farben oder Zeichen im Postfach des Empfängers versehen. Bei Beantworten von Emails ist es sinnvoll im Emailprogramm die zitierte Antwort einzustellen. So sehen Sie und der Empfänger direkt auf welche Fragen Sie Bezug benehmen. Antworten Sie auch bei einem andauernden Email-Verkehr immer zuerst mit einer Anrede. Das mag ihnen selbst vielleicht lächerlich erscheinen, doch in einer Email wird anders als in einem Messanger-Programm das Gespräch immer wieder neu begonnen.

Signatur
Die Signatur-Angabe ist genauso wichtig wie die Absender-Adresse auf einem Brief. In der Signatur sollten der volle Name sowie Kontakt- und Adressdaten enthalten sein. Viele Firmen bestehen auch auf die zusätzliche Angabe der Geschäftsdaten wie Steuernummer und Gerichtsstand.

Tipps zur Netikette von E-Mails

•  Trennen Sie private und berufliche Mails. Bei diversen Anbietern können Sie sich leicht eine private Email-Adresse einrichten. So vermeiden Sie Chaos und Konflikte mit ihrem Arbeitgeber.
• Komplizierte Angelegenheiten sollten nicht über Email diskutiert werden. Greifen Sie zum Telefon oder suchen Sie den Geschäftspartner auf. Der direkte Kontakt trägt positiv zur Klärung bei.
• Vorsicht beim Aussortieren der Emails. Auch wichtige Emails können in den Spamfilter geraten. Schauen Sie also beim Löschen dieser Nachrichten genau hin.