E-Mail-Netiquette - Der Knigge zur elektronischen Post

Jeden Tag werden unzählige E-Mails über das World Wide Web verschickt. Nicht nur im Privaten zählen die Menschen auf die schnelle und meistens zuverlässige elektronische Post. Besonders im Beruf sollte bei E-Mails auf eine angemessene E-Mail-Netiquette geachtet werden.


Jeden Tag werden unzählige E-Mails über das World Wide Web verschickt. Nicht nur im Privaten zählen die Menschen auf die schnelle und meistens zuverlässige elektronische Post. Auch im Berufsalltag hat die E-Mail Einzug gehalten. Zu jedem Arbeitsplatz gehört heute auch eine geschäftliche E-Mail-Adresse. In diesem schnellen Verfahren der Kommunikation kann es aber zu formulierten Missverständnissen, Rechtschreibfehlern und Anrede-Irritationen kommen. Behandeln Sie eine E-Mail immer wie das offizielle Schreiben auf Papier und achten Sie immer auf eine angemessene E-Mail-Netiquette – dann kann wenig schief gehen.

Verständnisfrage

  • Was wir unserem Gegenüber mit einem Augenzwinkern oder passendem Unterton mitteilen, kann in der gestenarmen E-Mail schon mal falsch verstanden werden. Die Feinheiten des Kommunizierens liegen im Augenkontakt, in der Stimmlage und in Gesten. Diese zwischenmenschliche Unterstützung der Aussage fällt in einer E-Mail weg. Die Wortwahl sollte also immer überprüft werden, um Unklarheiten zu vermeiden. 
  • E-Mails sollten kurz und bündig gehalten werden. Den Inhalt machen Höflichkeit verbunden mit klaren Aussagen aus. Von Smileys und sonstigen Emotion-Icons sollte man in beruflichen Mails absehen. Diese könnten als unprofessionell und kindisch gedeutet werden. Lesen Sie den Text vor dem Absenden noch einmal Korrektur, Rechtschreibfehler schleichen sich in der Eile schnell ein.

Betreff und Antwort

  • Die Betreffzeile ist fast genauso wichtig wie die Anzeige der E-Mail-Adresse. Der Überschuss an Spam-Mails erhöht die Wichtigkeit dieser (teils auch automatischen) Angaben. Wählen Sie also einen aussagekräftigen sowie kurzen Betreff. Des Weiteren können Sie auch die Wichtigkeit der E-Mail einstufen. Diese wird mit prägnanten Farben oder Zeichen im Postfach des Empfängers versehen.
  • Beim Beantworten von E-Mails ist es sinnvoll, im E-Mail-Programm die zitierte Antwort einzustellen. So sehen Sie und der Empfänger direkt, auf welche Fragen Sie Bezug nehmen.
  • Antworten Sie auch bei einem andauernden E-Mail-Verkehr immer zuerst mit einer Anrede. Das mag Ihnen selbst vielleicht lächerlich erscheinen, doch in einer E-Mail wird, anders als in einem Messenger-Programm, das Gespräch immer wieder neu begonnen.
  • Die Signaturangabe ist genauso wichtig wie die Absenderadresse auf einem Brief. In der Signatur sollten der volle Name sowie Kontakt- und Adressdaten enthalten sein. Viele Firmen bestehen auch auf die zusätzliche Angabe der Geschäftsdaten wie Steuernummer und Gerichtsstand.

Tipps zur E-Mail-Netiquette

  • Trennen Sie private und berufliche Mails. Bei diversen Anbietern können Sie sich leicht eine private E-Mail-Adresse einrichten. So halten Sie sich an die E-Mail-Netiquette und vermeiden Chaos und Konflikte mit Ihrem Arbeitgeber.
  • Komplizierte Angelegenheiten sollten nicht über E-Mails diskutiert werden. Greifen Sie zum Telefon oder suchen Sie den Geschäftspartner auf. Der direkte Kontakt trägt positiv zur Klärung bei.
  • Vorsicht beim Aussortieren der E-Mails! Auch wichtige E-Mails können in den Spamfilter geraten. Schauen Sie also beim Löschen dieser Nachrichten genau hin.