Freeware zur Arbeitszeiterfassung - wie funktioniert das?

Eine Reihe von Anbietern stellen auch für kleinere Betriebe Freeware zur Arbeitszeiterfassung zur Verfügung und ermöglichen somit effiziente und günstige Zeiterfassung.


Die Erfassung der Arbeitszeit ist eine wesentliche Aufgabe in einem Betrieb, aber auch wenn man freiberuflich tätig ist. Es gibt eine Reihe kostenpflichtiger Software – kombinierbar mit entsprechender Hardware – zur Zeiterfassung, jedoch sind diese für Klein- und Mittelbetriebe oft zu teuer und nicht auf diese kleineren Betriebsstrukturen ausgelegt. Mittlerweile existiert aber auch schon eine größere Anzahl von Freeware zur Arbeitszeiterfassung, die nicht nur kostenfrei ist, sondern auch in kleineren Betrieben effizient einsetzbar ist.

Programmanforderungen
Grundsätzlich muss Freeware zur Arbeitszeiterfassung eine übersichtliche Programmoberfläche bieten, da zu erwarten ist, dass weniger geübte Personen im Umgang mit Software, ebenfalls damit arbeiten müssen. Des Weiteren sollten die Daten in übersichtlicher Form beispielsweise an Hand von Diagrammen oder Statistiken sowohl für Arbeitgeber, als auch Arbeitnehmer zugänglich sein. Der Arbeitgeber muss die Möglichkeit haben mehrere Mitarbeiter anzulegen und diese verwalten zu können. Neben der Erfassung von Arbeitsbeginn, -ende und Pausen sollte der Mitarbeiter die Möglichkeit haben Urlaub zu beantragen und in Folge der Arbeitgeber diesen dann auch genehmigen oder ablehnen können. Ebenso sollte Freeware zur Arbeitszeiterfassung die Option von manuellen Korrekturen der Arbeitszeiten beziehungsweise bereits eingetragenen Abwesenheitsgründen bieten. Die angesammelten Überstunden müssen ebenso übersichtlich dargestellt werden. Neben den Standardanforderungen gibt es je nach Programm auch noch zusätzliche Features wie etwa verschiedene Arbeitsmodelle wie Schichtbetrieb, Gleitzeit oder die Zuteilung von Mitarbeitern zu Projekten.

Vorteile
Sowohl für Arbeitgeber als auch Angestellte bietet Freeware zur Arbeitszeiterfassung viele Vorteile. Zum einen besteht eine gegenseitige Kontrolle ob die Arbeitszeiten ordentlich eingetragen werden und ob die Angestellten auch für die gearbeiteten Stunden korrekt entlohnt werden. Durch die elektronische Erfassung wird Personal eingespart, weil man nicht mehr Zeiten von Karten übertragen muss. Man hat mit ein paar Klicks die Überstunden von den Dienstnehmern im Blick und kann so auch verhindern, dass ein Mitarbeiter zu viele Stunden ansammelt. Säumige Personen, die regelmäßig zu spät kommen oder überdurchschnittlich viele Krankenstände beanspruchen können ebenfalls schneller herausgefiltert werden. Schlussendlich kann man ebenfalls Freeware zur Arbeitszeiterfassung für die Gehaltsabrechnung heranziehen und spart sich hier neuerlich wieder Kosten ein.