Lohnabrechnung erstellen: So wird's gemacht

Das Lohnabrechnung erstellen wird heute mit Hilfe von EDV-Programmen vorgenommen. Diese übermitteln gleichzeitig Besteuerungs- und Erhebungsgrundlagen an Finanzamt und Krankenkasse.


Um die Lohnabrechnung erstellen zu können, erwarb man früher beim Buchhändler oder im Schreibwarengeschäft eine Abzugstabelle für Lohnsteuer und Sozialabgaben und bestellte sich von Zweckform ein Vordruckheft für Lohnabrechnungen. Mit beidem ausgerüstet, setzte sich die Ehefrau eines Handwerkmeisters am Abend oder Wochenende hin, um die Lohabrechnung erstellen zu können. Sie berechnete wöchentlich oder einmal im Monat die Löhne der Mitarbeiter. Die im Büro ohnehin vorhandene mechanische Rechenmaschine leistete gute Dienste.

Heutzutage
Die meisten Betriebe lassen die Lohnabrechnung über ihren Steuerberater erstellen oder durch das Dienstleistungsunternehmen Datev in Nürnberg. Da braucht der Unternehmer nur noch die Unterlagen über seine Mitarbeiter abliefern und die Abrechnungen kommen rechtzeitig vor Monatsschluss ins Haus. Auf Wunsch liefert die Datev sogar die Überweisungsträger mit oder organisiert die Überweisungen an die Angestellten. Da kann der Kleine und Mittlere Unternehmer – der kein eigenes Lohnbüro hat – nichts falsch machen. Die Daten für die Lohnsteuer und die Sozialabgaben werden elektronisch dem zuständigen Finanzamt und der örtlichen Ortskrankenkasse übermittelt.

Natürlich kann der Unternehmer auch selbst die Lohnabrechnung erstellen
Es wird immer kleine Betriebe geben, die nur wenige Mitarbeiter haben und die Kosten für Steuerberater und Datev scheuen. Diese können auch weiterhin selbst die Lohnabrechnung erstellen. Allerdings kommen sie nicht umhin, sich dafür in einem Software-Fachgeschäft ein geeignetes Programm zu kaufen. Das Geschäft wird beraten, welches benötigt wird. Ganz billig sind solche Programme nicht. Mit Hilfe eines solchen Programms kann man dann rechtzeitig vor dem Monatsende die Lohnabrechnung erstellen. Die individuellen Steuermerkmale und die Sätze für die Sozialabgaben – Kranken- und Pflegekasse, Arbeitslosenversicherung, Rentenversicherung – brauchen für jeden Mitarbeiter nur einmal eingegeben zu werden. Die Höhe des Gehalts ergibt sich aus dem Tarifvertrag oder dem individuellen Arbeitsvertrag. Schwierig wird die Abrechnung nur dann, wenn – etwa bei Servicemitarbeitern – der Lohn entsprechend den geleisteten Arbeitsstunden schwankt. Dann ist es sinnvoll, mit dem Mitarbeiter einen Grundlohn zu vereinbaren und den Ausgleich vierteljährlich oder halbjährlich vorzunehmen. Sonst wird der Aufwand für das Lohnbüro doch zu groß. Auch im Zeitalter der elektronischen Datenverarbeitung müssen alle schriftlichen Unlagen für die Lohnabrechnung erstellen sorgsam aufbewahrt werden. Finanzamt und Krankenkasse können immer zur Prüfung kommen