Musterbriefe für Mahnungen: Das muss enthalten sein

Musterbriefe für Mahnungen – nachdrücklich, verständlich und wasserdicht. Aber auch der Ton macht die Musik, denn selbst bei Schuldnern handelt es sich um Kunden.


Gelegentlich muss man als Unternehmer, aber manchmal auch als Privatperson auf Musterbriefe für Mahnungen zurückgreifen, nämlich dann, wenn man selbst seine offenen Forderungen eintreiben muss. Während größere Unternehmen solche derartige Vorlagen natürlich sozusagen „auf Halde“ haben, steht der private Gläubiger da schon eher vor einigen Problemen.

Ablauf
Ein Mahnschreiben sollte immer erst der zweite Schritt sein. Vorher sollte der Schuldner mittels einer Zahlungserinnerung freundlich, aber bestimmt auf den bevorstehenden Termin für die Zahlung hingewiesen werden. Auch ein Hinweis auf bei Verzug erhobene Zinsen kann dabei hilfreich sein. Ist der Zahlungstermin dann etwa eine Woche überschritten, wird es Zeit für die Mahnung. Erfolgt auch dann keine Reaktion, kann nach etwa einem Monat nach Fälligkeit eine zweite Mahnung versendet werden, in der dann neben den Zinsen auch Mahngebühren erhoben werden können.

Inhalt der Mahnungen
Beim ersten Mahnschreiben sind in der Regel noch keine Musterbriefe für Mahnungen erforderlich. Hier genügt noch das jeweilige Rechnungsdatum, der Fälligkeitstermin, der Rechnungsbetrag und eine zeitnahe Fristsetzung (maximal eine Woche), die ebenfalls exakt datiert sein sollte. Trotz einer verständlichen Verärgerung sollte der Tenor aber sachlich und leicht freundlich sein. Immerhin könnte der Kunde die Zahlung auch nur vergessen haben, es gab einen Krankheitsfall oder Ähnliches.

Die zweite Mahnung
Bei der zweiten Mahnung sollten unerfahrene Gläubiger im Zweifel auf Musterbriefe für Mahnungen zurückgreifen, denn spätestens hier kommen dann allmählich auch rechtliche Aspekte ins Spiel, die eventuell sogar einem Klageverfahren standhalten müssen. Auch hier gehören wieder das ursprüngliche Rechnungsdatum sowie die Fälligkeit hinein. Außerdem enthalten sein muss ein Hinweis auf die erfolgte Zahlungserinnerung und auf die Fristsetzung durch die erste Mahnung. Dem Schuldner wird erneut eine kurze Frist eingeräumt (maximal drei Tage), binnen derer er den fälligen Gesamtbetrag nun zu begleichen hat. Außerdem sollte noch eine Aufstellung des Gesamtbetrages erfolgen, insbesondere, wenn der sich durch Zinsen oder Mahngebühren erhöht haben sollte.

Bezugsquellen
Entsprechende Vorlagen kann bei Bedarf jeder Anwalt und jeder Steuerberater erstellen. Auch das Internet bietet zahlreiche kostenlose Musterbriefe für Mahnungen, wobei hier auf eine möglichst seriöse Quelle geachtet werden sollte (Verbraucherportale, Fachzeitschriften und Ähnliches).