Party planen: Machen Sie eine Checkliste

Was alles zu bedenken ist, wenn es darum geht, eine Party planen zu wollen, können Sie hier als Übersicht in unserer Party-Checkliste sehen.


Eine kleinere Party in den eigenen vier Wänden zu veranstalten, ist nicht schwer und die organisatorischen Aufgaben halten sich in überschaubaren Grenzen. Doch wenn die Dimension etwas größer wird und die Feier an einem anderen Ort stattfinden soll, kommen einige unerwartete Dinge auf den Planenden zu. Dann muss man an einiges mehr denken, als Musik, Essen und Getränke. Am besten machen Sie sich eine Checkliste.

Anlass und Budget

  • Zunächst muss man sich darüber klar werden, was für eine Feier es werden soll: eine private Party mit Freunden, eine gesetzte Feier mit der Familie oder eine betriebliche Weihnachtsfeier? Dazu gehört auch die Anzahl der erwarteten Gäste, welche wichtig für die Auswahl der Lokalität ist. Je nachdem woher die meisten Gäste kommen und welche Möglichkeiten es gibt zum Party-Ort zu gelangen, sollte man etwas möglichst leicht Erreichbares wählen, oder aber dafür sorgen, dass jeder hin- und wieder zurückkommt, indem beispielsweise ein Bus angemietet wird.
  • Wichtig ist nun die Festlegung eines Budgetplans. Dazu müssen Sie überlegen, welche Gäste unbedingt kommen sollen, und diese Anzahl zusammen mit den Kosten für Essen, Trinken, Dekoration und Miete berechnen. Wenn diese Kosten noch Raum im Höchstbudget lassen, können sogar einige Leute mehr eingeladen werden. Verschicken Sie mindestens drei Wochen zuvor schriftliche Einladungen und bitten Sie um eine verbindliche Antwort.

Raumdekoration und Ausstattung

  • Ein Partyraum muss der Veranstaltungsart entsprechend dekoriert werden. Sorgen Sie dafür, dass es zum Thema passt, und besorgen Sie die nötigen Artikel rechtzeitig. Dekorieren kann man am Abend zuvor, je nachdem, ab wann der Raum frei verfügbar ist. Ein wichtiger Punkt ist die Ausstattung der Lokalität. Sind dort genügend Sitzgelegenheiten und Tische vorhanden, oder müssen Sie zusätzlich etwas besorgen? 
  • Bei Feiern im Freien ist es außerdem wichtig, sicherzustellen, dass sanitäre Anlagen vorhanden sind. Manchmal muss ein Wasseranschluss bereitgestellt werden, beziehungsweise ein Stark- und Schwachstromanschluss. Auch überdachte Bereiche für Open-Air-Partys sollten eingeplant werden, falls das Wetter schlecht wird. Wenn Sie eine Firma für die Ausstattung oder Bewirtung beauftragen, sollte genügend Einfahrtsplatz für kleinere LKWs vorhanden sein.

Essen und Trinken

  • Wenn Sie die Party planen, vergessen Sie nicht, dass die Wahl der Verköstigung unbedingt zu der Art der Feier passen sollte. Je nachdem, ob Sie dies alles in die eigenen Hände nehmen und zu Hause Snacks und Salate vorbereiten oder grillen möchten, müssen Sie genaustens einkalkulieren, welche Menge Sie benötigen. Wenn aber ein Caterer dies alles übernehmen soll, müssen Sie sich rechtzeitig darum kümmern, mit einem geeigneten Unternehmen Kontakt aufzunehmen und alles genau abzusprechen. 
  • Bedenken Sie auch, dass die Speisen und Getränke einen Lagerplatz brauchen und beispielsweise Stellplätze für Buffet-Tische nötig sind. Auch auf besondere Bedürfnisse der Gäste muss eingegangen werden, beispielsweise auf Allergiker. Um möglichst stressfrei eine Party planen zu können, nutzen Sie am besten, wie eingangs erwähnt, für all diese verschiedenen Punkte eine Checkliste.