Richtig delegieren und Zeit sparen

Inkompetente Chefs vereinen viele schlechte Eigenschaften in sich. Eine davon ist die Unfähigkeit, zu delegieren.


Neu auf dem Chefsessel, müssen frisch gebackene Führungskräfte noch viel lernen, um wirklich gute Vorgesetzte zu werden. Eine dieser Fähigkeiten, die in einem gut funktionierenden Unternehmen absolut unerlässlich sind, besteht darin, erfolgreich delegieren zu können. So gewinnt man Zeit für strategisch wichtige Aufgaben und bekommt schnellere und bessere Arbeitsergebnisse.

Warum Chefs nicht gern delegieren

  • Kaum zu glauben, aber wahr: Viele Chefs verzichten nicht aus Unwissenheit sondern sogar völlig freiwillig darauf, zu delegieren. Die Gründe hierfür sind äußerst vielfältig. Viele wollen lieber alles selbst erledigen, aus Angst, dass es nicht richtig oder gar nicht gemacht wird.
  • Dazu kommt, dass Chefs nicht gern ihren Status als unentbehrliche Mitarbeiter aufgeben, auch eine gewisse Arroganz ist sicher mit dabei, wenn man das Fachwissen nicht mit den Untergebenen teilen will. Hier herrscht die Angst vor, sich in den eigenen Reihen einen Konkurrenten heranzuzüchten.
  • Meist haben Chefs auch einfach nicht genügend Vertrauen in die Fähigkeiten der Mitarbeiter, oder wollen fähigen Kollegen nicht zusätzlich Arbeit aufbürden. Ein weiterer Grund, der oft angegeben wird, ist der, dass keine Zeit für Korrekturen oder Nachfragen vorhanden ist.

Delegieren nach dem VDN-Prinzip

  • Das VDN-Prinzip umfasst folgende Eckpunkte: V steht für Vorbereitung, D für Durchführung, N für Nachbereitung. Bei der Vorbereitung geht es darum, dem Mitarbeiter die Aufgabe so klar wie möglich zu erklären. Was genau wird erwartet, welches Ziel soll erreicht werden, wie soll die Aufgabe angegangen werden und handelt es sich um eine einmalige oder dauerhafte Delegierung? 
  • Sobald die Arbeit abgegeben wurde, sollte der Chef sich nicht mehr einmischen, jedoch für Nachfragen zur Verfügung stehen. Nach der Delegierung ist es wichtig, dem Mitarbeiter mitzuteilen, wie er seine Arbeit erledigt hat. Hierfür reicht eine kurze Notiz, es kann aber auch ein Feedback-Gespräch angemessen sein. Teilen Sie dem Mitarbeiter mit, wie Sie die Qualität der Arbeit beurteilen, kritisieren Sie, wenn nötig, oder loben Sie.

Delegieren mit dem Parkinsonschen Gesetz

  • In der Soziologie kennt man zwei Lehrsätze, die humorvoll die Grundprinzipien der Arbeit erläutern. Für das Delegieren ist vor allem der erste interessant. Er besagt, dass sich Arbeit so ausdehnt, wie man Zeit zur Verfügung hat, um sie zu erledigen. Ein Beispiel hierfür ist eine Rentnerin, die einen ganzen Tag damit zubringt, eine Geburtstagskarte für ihre Enkelin auszusuchen, zu beschriften und abzuschicken.
  • Ein Manager, der einem ehemaligen Kollegen ebenfalls einen Geburtstagsgruß zukommen lassen möchte, hat dies mit einer e-card in wenigen Minuten erledigt. Um effektiv zu delegieren, ist es also nicht nur nötig, dass die Aufgabe deutlich umrissen wird, sondern auch ein Zeitrahmen angegeben wird. Dieser dient als positives Druckmittel und Herausforderung gleichermaßen.