Spesenabrechnung: So machen Sie es richtig

Glücklich ist, wer durch den Dschungel der Spesenbarechnug durchblickt oder dies gar nicht erst selbst erledigen muss.


Spesen bekommt, wer als Arbeitnehmer, Selbstständiger oder Freiberufler im Interesse seiner Arbeit auf Reisen geht. Die Gesetzessprache nennt dies Reisekosten. Deren Regelung im Beamtenrecht hat auch das Steuerrecht übernommen. Bei der Spesenabrechnung müssen sich Unternehmen daran halte, die ihre Mitarbeiter auf Dienstreisen schicken. Selbstständige und Freiberufler müssen ihre Spesen als Werbungskosten vom Finanzamt erstatten lassen.

Planung und Sammlung
Die Spesenabrechnung erfolgt durch die Reisekostenrechnung. Außer den auf der Dienstreise zustande gekommenen Belegen und Rechnungen müssen darin auch die Tagessätze der Spesen für jeden Tag aufgestellt werden. Die Tagesspesen errechnen sich Landes- und Zeitabhängig. Große Unternehmen, die Mitarbeiter auf berufsbezogene Dienstreisen schicken, besitzen meist glücklicherweise eine eigene Reisestelle, die nicht nur die Reisebuchungen übernimmt, sondern auch die Reisekostenabrechnung erledigt. Die Mitarbeiter dieser Abteilung benötigen für die Abrechnung der Spesen lediglich alle Rechnungen, alle Belege und die exakten Reisezeiten. Die Spesen für jeden Tag muss man dann selbst nicht mehr raussuchen und die Abrechnung ist schnell erledigt. Doch nicht alle haben dieses Glück und Viele müssen sich ihre angefallenen Spesen selbst für die Spesenabrechnung zusammensuchen. Wer dies einmal gemacht hat, der hat sich wahrscheinlich entweder eine Software für ein Spesenabrechnungsprogramm angeschafft oder aber die aktuelle Liste aller Tagessätze für Spesen für jedes Land inklusive Deutschland im Büro hängen

Abrechnung der Spesen mit nützlichen Internetprogrammen
Auch selbständige Gewerbetreibende arbeiten oft mit solchen Programmen, die automatisch nach der Eingabe der Abwesentheitszeiten die angefallenen Spesen errechnen können. Die Begründung der Tagessätze für Spesen liegt darin, dass ein Auswärtsaufenthalt, also der Aufenthalt, der nicht zu Hause stattfindet, in der Regel teurer ist, als der Aufenthalt zu Hause. Es entsteht also ein Verpflegungsmehraufwand, der vergütet werden soll. Arbeitnehmer bekommen diese Spesen vom Arbeitgeber erstattet, Selbständige vom Finanzamt, indem sie die Mehraufwendungen innerhalb der Werbungskosten in ihrer Steuererklärung angeben.

Spesen müssen dienstlich begründet sein
Allerdings nur, wenn die Spesen aus beruflichen Gründen angefallen sind, was bewiesen werden muss. Die Spesen errechnen sich aus festgelegten Pauschalbeträgen. Grundsätzlich können Spesen erst verlangt werden, wenn man sich länger als acht Stunden fern von der eigentlichen Arbeitsstätte und von der eigenen Wohnung aufgehalten hat. Die mit Abstand höchste Spesenabrechnung gibt es auf Reisen nach Hongkong und Island. Die Staffelung verläuft in drei Schritten und nach Stunden. Ab 14 Stunden wechselt der Satz und bei 24 Stunden erhält man den Höchstsatz, den man bei Tagesspesen erhalten kann.