Spesenliste - was Angestellte ausgeben dürfen

Spesenlisten, die Versuchung der Angestellten zusätzlich Geld dazu zuverdienen oder die ehrliche Abrechnung gegenüber dem Arbeitgeber


Es wird oft in den Medien diskutiert, dass im öffentlichen Sektor viel zu viel an Kosten abgerechnet werden, die nicht "abrechnungsfähig" sind. Massen an Kilometern, Tankrechnungen oder Zimmerbelege sind darunter die Klassiker. Jedoch werden diese sogenannten Tricks auch von Angestellten in der Privatwirtschaft angewendet. Dort ein paar Kilometer mehr und hier eine Rechnung von einem (befreundeten) Hotel, lassen die Kassen der Angestellten klingeln. Es ist für die Abrechnungsstelle einer Firma kaum möglich all diese Belege auf seine Genauigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Man geht davon aus, dass es wirklich gebraucht wurde.

Geschäftsessen - die einfachste Abrechnung für die Spesenliste

  • Die leichteste Art ein leckeres Mittagessen in einem schönen Restaurant zu genießen, ist doch, wenn man weiß, dass man die Rechnung danach in die Spesenkasse geben kann und für den Genuss noch das Geld zurück bekommt. Jeder Angestellte mit Spesenkasse gönnt sich sicherlich gerne diese Annehmlichkeit. Es wird ein "Herr Muster" von der Firma "Muster" dazugeschrieben, mit dem man ja so ein wichtiges Meeting hatte.

Oft wird aber jeder Kaffee um € 2,30 und jedes Parkticket um € 1,00 zur Abrechnung gebracht.

  • Jetzt fragen sich natürlich die Unternehmen, was kann ich meinen Angestellten wirklich alles an Firmenausgaben rückvergüten. Wenn jemand mit seinem Privatauto beruflich zu Geschäftsterminen muss, wird man die Kilometer mit den Spritkosten in die Spesenkasse geben. Wenn jedoch ein Angestellter ein Vanilleeis kauft und dafür einen Beleg vorlegt, muss man sich überlegen, ob das auch auf die Spesenliste soll.

Gesetzlich sind einige Firmenausgaben geregelt.

  • Wie Übernachtungen, wenn ein Mitarbeiter mehr als 24 Stunden unterwegs ist. Natürlich muss dieser auch etwas essen, deshalb wird auch die Verpflegung eine gerechtfertigte Ausgabe darstellen. Bei Spesenlisten muss man sicherlich ein gewisses Vertrauen zum Angestellten als Chef/in haben. Grundsätzlich werden die Spesen vorher genau besprochen und festgelegt. Natürlich wird man immer schwarze Schafe finden, die sich mit gefälschten Rechnungen zusätzlich ein paar Cent dazu verdienen. Man sollte als Unternehmen für seine Angestellten eine vorgegebene Spesenliste erstellen, in der fixiert wird, was zur Abrechnung kommen kann und was nicht, um eventuelle nicht firmenmäßige Spesen zu vermeiden.