Spesensatz für Arbeitnehmer

Der Spesensatz ist die Summe die ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer bezahlt wenn dieser auf einer Dienstreise beruflich entstehende Kosten hat.


Wenn ein Arbeitnehmer auf einer Dienstreise entstehende Kosten hat, darf er das durch eine Spesenabrechnung, dem jeweiligen Spesensatz entsprechend, beim Arbeitgeber geltend machen. Hierzu zählt primär der Hotelaufenthalt. Doch sekundär werden auch Verpflegung, Taxifahrten, Parkgebühren oder die Kosten für einen Leihwagen dazu gezählt. Eine wichtige Rolle dabei spielen die Länge der Reise und die Art der Spesen. Im Normalfall werden bei einem Aufenthalt im Ausland höhere Spesen anerkannt, als im Inland.

Verschiedene Spesensätze je nach Dauer der Abwesenheit
Im Inland, als Beispiel Deutschland, gilt die Regel, dass 6–24 Euro pro Tag geltend gemacht werden dürfen, um die Verpflegung des Arbeitnehmers zu gewährleisten. Es gibt zwei Formen der Abrechnung mit dem Arbeitgeber. Erstens die, das man alle vorhandenen Belege sammelt und diese nach Reiseabschluss einreicht oder die, das grundsätzlich eine Pauschale ausgezahlt wird. Der Spesensatz wird nach Zeit der Dienstreise berechnet, Man berechnet in diesem Fall bei einer Abwesenheit von 24 Stunden eine Zahlung von 24 Euro, bei einer Abwesenheit von 14 Stunden 12 Euro und für Kurzreisen von 8–14 Stunden sechs Euro als Grundpauschale. Für manche Angestellte im öffentlichen Dienst sind die Art und Höhe des Spesensatz durch das Reisekostengesetz festgelegt, das auf Bundes- oder Landesebene jeweils geregelt wurde.

Abrechnung des Spesensatzes
Im Regelfall tritt der Arbeitnehmer für alle auf der Reise entstehenden Kosten in Vorleistung. Das heißt, er tätigt alle Kosten aus seinem eigenen finanziellen Guthaben. Dabei ist es wichtig alle Belege aufzubewahren, um eine Abrechnung mit der Buchhaltung des Unternehmens durchführen zu können. Nach Beendigung der Dienstreise und Ankunft beim Arbeitsbetrieb werden diese abgegeben. Die Belege sind wichtig, damit der Arbeitgeber in der Lage ist, diese Unterlagen bei der Steuererklärung berücksichtigen zu lassen und das Finanzamt diese auch anerkennt. In einigen Fällen jedoch gibt es auch eine Firmenkreditkarte. In diesem Fall tritt der Arbeitnehmer nicht in Vorleistung, sondern alle Zahlungen werden direkt über diese Karte getätigt und vom Konto des Arbeitgebers abgebucht.

Umgang des Arbeitgebers mit den Spesen
Der Arbeitgeber muss einen Spesensatz aufgrund des Einkommenssteuergesetztes berücksichtigen lassen. Dienstreisen dienen vielfach der Verkaufsförderung von Produkten des Arbeitgebers. Da es sich jedoch um Ausgaben handelt, die den Betriebsgewinn mindern, werden sie anerkannt. Deshalb ist es gesetzlich geregelt, dass sie steuerlich absetzbar sind. Um ganz sicher zu gehen, besteht die Möglichkeit, dies direkt mit seinem Arbeitgeber zu besprechen, um genau zu wissen wie hoch der Spesensatz tatsächlich ist.