Telefonnotiz anfertigen – worauf achten?

Es gibt mehrere Informationen, die eine Telefonnotiz beinhalten sollte, um diese so informationsreich wie möglich zu gestalten, ist es von Vorteil viele Details zu wissen


Vor allem für die Menschen im Büro ist es von außerordentlicher Wichtigkeit sich mit den neuesten Computerprogrammen auszukennen. Doch dies ist gar nicht immer so leicht, da in den größeren Firmen steht’s Updates von den älteren Versionen gemacht werden, teilweise alle dreiviertel Jahre. Oder man hat das Problem das die Firma auf ein anderes System umsteigt, sei es aus Kostengründen oder aufgrund von Qualitätsverbesserung. Hierbei wird es auch für die Sekretärinnen immer problematischer, vor allem eine Telefonnotiz anzufertigen. Man muss dazu wissen wie man eine solche anfertigt und wie man sie einstellen kann. Vor allem ist es von Nöten die wichtigsten Informationen in eine Notiz zu packen.

 

 

Welche grundlegenden Dinge sollte eine Telefonnotiz haben

  • Der wichtigste Inhalt einer Telefonnotiz ist zweifelsohne ein Merkmal, man sollte zumindest notieren, welche Person angerufen hat, am Besten sind hierbei Vor- und Nachname.

 

  • Eine weitere wichtige Notiz ist zweifelsohne was der besagte Kunde wollte, beziehungsweise wen von der Firma er sprechen wollte. Hat man auch die Telefonnummer notiert auf die man zurück rufen kann, so hat man bereits die Grundelemente einer guten Telefonnotiz.

 

Mehrere wichtige Inhalte einer Telefonnotiz

  • Zu den oben genannten Punkten kann man natürlich auch noch den Grund des Anrufes schreiben. Dies dient vor allem dazu, dass sich derjenige für den diese Nachricht ist, zumeist ist dies der Chef, sofort zurecht findet und nicht erst in den Unterlagen informieren muss, wessen Kunde das ist.

 

  • Desweiteren kann man die Notiz noch aussagekräftiger machen, indem man angibt zu welcher Zeit der Kunde zurück gerufen werden möchte, und gegebenenfalls eine Alternative zur normalen Telefonnummer, zum Beispiel die Handynummer.

 

  • Dies sind alle Inhalte die eine Telefonnotiz inhaltlich voll ausstatten. Zumeist kann man diese in den Vordrucken des Programmes, beispielsweise Notes schreiben und schicken.

 

  • Am besten ist es, wenn man die Notiz selbst auch bei sich auf dem Computer speichert um den Verlust zu verhindern. Hat man all diese Dinge beachtet so kann der Chef den Kunden zeitgerecht zurück rufen. Dadurch ist die Zufriedenheit von all den Beteiligten gewährleistet.