Urlaubsvertretung machen: Das gilt es zu beachten

Eine Urlaubsvertretung machen - dies ist immer eine besondere Aufgabe, denn Kollegen zu ersetzen, ist oftmals aufgrund bestimmter Anforderungen nicht einfach.


Jeder möchte gern seinen Urlaub entspannt verbringen können, ohne dass die Geschäfte still stehen oder man anschließend in ein Chaos zurückkehrt. Die Lösung besteht darin, jemanden eine Urlaubsvertretung machen zu lassen. Oft wird diese Person vom Arbeitgeber bestimmt, oder man hat die Möglichkeit, solche Absprachen mit dem Kollegen zu treffen. Möchte man die Urlaubsvertretung für einen Kollegen machen, sollte man sich gut in die Position einarbeiten lassen und stets sein Bestes geben, um die doppelte Belastung auch tragen zu können.

Worauf kommt es bei einer Urlaubsvertretung an?

  • Soll man eine Urlaubsvertretung machen, sollte man sich sorgfältig auf die Arbeitsvorgänge in der entsprechenden Position vorbereiten. Lassen Sie sich gut von dem Kollegen einweisen und scheuen Sie sich nicht, Notizen zu machen, denn wenn man kurzzeitig in eine andere Position eingearbeitet wird, gehen kleine Informationen und Aufgaben schnell verloren. Selbst wenn es nicht unbedingt der liebste Kollege ist, sollte man dennoch sachlich und professionell an die Arbeit herangehen.
  • Wichtig ist auch ein gutes Zeit- und Aufgabenmanagement, um beide Positionen ausfüllen zu können. Denn sehr schnell bleibt dann auch die eigene Arbeit liegen und man kommt in eine schwere Bredouille - schließlich soll es nicht in zu großen Stress ausarten, wenn man eine Urlaubsvertretung machen muss.
  • So mancher Kollege versucht auch gerne noch nach der Vertretungszeit kleine Aufgaben immer wieder abzuschieben - da man ja auch die Kenntnis habe, könne man ihn vielleicht kurz unterstützen. Aber lassen Sie sich an dieser Stelle nicht ausnutzen.

Welche rechtlichen Grundlagen muss man beachten?

  • Auch wenn man Urlaubsvertretung machen soll, gibt es Rechte und Pflichten, die eingehalten werden müssen. Besondere Vorsicht ist geboten, wenn eine Entscheidung gefällt werden muss oder eine Unterschrift gefragt ist. Hat man die Berechtigung, auch hier zu handeln?
  • Für bestimmte Aufgaben können vorher Handlungsvollmachten ausgesprochen werden. Diese berechtigen dann dazu, eine bestimmte Sache für einen fest definierten Zeitraum durchführen zu dürfen. Eine Vertretungsvollmacht lässt zu, dass man alle zur Position gehörigen Geschäfte beziehungsweise Aufgaben rechtskräftig durchführen darf.
  • Als Arbeitnehmer hat man auch das Recht auf Urlaub, die Ausrede des Vorgesetzten, es gäbe keine Vertretung, zählt dabei nicht. Ganz im Gegenteil: Er muss diese stellen.
  • Sollten Sie mit der Arbeit der zugeteilten Vertretungsperson nicht zufrieden sein und immer wieder Probleme haben, ist eine Aussprache unter Kollegen vonnöten. Im schlimmsten Fall muss der Vorgesetzte hinzugezogen werden, denn wenn ganze Geschäfte den Bach runter gehen, hat keiner entspannte Tage. Soll jemand eine Urlaubsvertretung machen, so muss dies also gut abgesprochen sein und die Abläufe und Vertretungen klar definiert.