Vorlage für Telefonnotiz

Um Telefongespräche zu dokumentieren, ist es empfehlenswert sich ein Merkblatt zu erstellen. Diese Vorlage für Telefonnotizen ist vor allem besonders hilfreich, wenn Konversationen für Kollegen festgehalten werden sollen. Um sich schnell alle relevanten Informationen notieren zu können, muss die Vorlage alle wesentlichen Faktoren eines Telefongesprächs beinhalten.

Aufbau der Vorlage für Telefonnotizen
Eine professionelle Telefondokumentation umfasst sowohl Telefonnummer und Name des Anrufers als auch Datum und Uhrzeit des Gespräches. Darüber hinaus gibt die Notiz Auskunft über den Grund des Anrufes und hält fest, wie mit dem Anrufer verblieben wurde. Dazu empfiehlt es sich eine Auswahlliste mit einigen Optionen zu erstellen. Diese könnte zum Beispiel die folgenden Punkte enthalten: Rückruf, Angebot, E-Mail/Nachricht, Besuch, Erledigung. Natürlich lässt sich diese Auflistung je nach Bedarf und Aufgabenbereich erweitern. Die Dokumentation sollte stets von der Person unterschrieben und auch weitergegeben werden, die den Anruf entgegengenommen hat um die Nachvollziehbarkeit des Gesprächs zu gewährleisten.

Möglichkeiten um Telefongespräche festzuhalten
Statt sich die wichtigsten Punkte eines Telefonats unstrukturiert auf dem nächstbesten Blatt Papier zu notieren, empfiehlt es sich, nach der genannten Anleitung Protokolle zu erstellen, auszudrucken und griffbereit am Schreibtisch zu hinterlegen. Die Telefonnotiz kann anschließend an die Person, der das Gespräch galt, weitergegeben werden. Zur Erstellung einer Vorlage kann natürlich auch ein Textverarbeitungsprogramm dienen. Der Vorteil einer digitalen Vorlage für Telefonnotizen liegt darin, dass diese einerseits zentral abgespeichert werden kann und somit für jeden zugänglich ist, andererseits kann das Gesprächsprotokoll direkt in eine Mail kopiert und an den Zuständigen weitergeleitet werden. Außerdem ist die Notiz gut lesbar und einfach archivierbar. Natürlich kann die jeweilige Vorlage auch direkt im Mail-Programm als Entwurf gespeichert und bei Bedarf direkt aufgerufen werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass durch die Erstellung einer Vorlage für Telefonnotizen die Dokumentation von Gesprächen im Berufsalltag verbessert wird. Relevante Informationen werden bereits während des Telefonats festgehalten und an die zuständigen Personen weitergegeben, ein Vergessen der Informationsübermittlung wird somit vermieden. Durch das Vorliegen eines Merkzettels fällt es leichter die relevanten Informationen aus dem Gespräch am Telefon herauszufiltern. Die beiden Gesprächspartner können sich somit auf das Wesentliche konzentrieren, die Vorlage für Telefonnotizen dient als Leitfaden. Unterstützt durch die Notizen auf dem Protokoll lässt sich das Gespräch leichter wiederaufnehmen beziehungsweise zu einer Lösung bringen.