Zeitmanagement am Arbeitsplatz: Zeitkiller erkennen

Zeiträuber kosten nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern sorgen auch dafür, dass man früher oder später den Spaß an der Arbeit verliert. Das richtige Zeitmanagement hilft, solche Zeiträuber im Voraus zu erkennen.


Kennen Sie das auch: Sie schreiben gerade eine Mail an den Chef, als ein Kollege hereinkommt und Sie bittet, für Ihn eine Aufgabe zu erledigen. Fünf Minuten später klingelt das Telefon, es liegen fünf neue E-Mails in Ihrem Postkasten und die Mittagspause steht auch schon seit zehn Minuten an. Viele Arbeitnehmer kennen das Problem, dass am Ende eines Arbeitstages noch so viel Arbeit liegengeblieben ist, obwohl man sich fest vorgenommen hat, alles zu erledigen.
Mit ein paar Regeln lässt sich ein solches Zeitchaos aber schnell beenden, sodass Sie am Ende des Tages mit einem guten Gefühl nach Hause gehen können.

Das Eisenhower-Prinzip

  • Zu einem richtigen Zeitmanagement gehört, Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden zu können. Bewährt hat sich hier das Eisenhower-Prinzip, benannt nach einem Präsidenten der USA. Demnach sollten Sie sich am Morgen fünf bis zehn Minuten Zeit nehmen, um Ihren Tag zu planen.
  • Wichtig hierbei ist es, Prioritäten zu setzen. Machen Sie sich eine Liste, um die Zeitplanung schriftlich festzuhalten, nützlich sind Organizer, Kalender oder entsprechende PC-Programme. Nach Eisenhowers Prinzip lassen sich alle Aufgaben in vier Kategorien einteilen, je nachdem, wie wichtig und eilig sie sind.
  • Es ergeben sich vier Gruppen von Aufgaben: wichtige und eilige Aufgaben – sofort erledigen; wichtige, aber nicht eilige Aufgaben – in eigene Zeitplanung aufnehmen,
    dafür Sorge tragen, dass sie auch rechtzeitig erledigt werden; unwichtige Aufgaben, die eilen – an Mitarbeiter delegieren; unwichtige Aufgaben, die nicht eilig sind – in den Papierkorb.

Mit dem Zeitmanagement Zeiträuber erkennen

  • Um potenzielle Zeiträuber zu erkennen, müssen Sie sich über eine gewisse Zeit hinweg gut beobachten. Wie sieht es mit der Organisation der Post und Anrufe aus? Sind Sie in der Lage, „Nein“ zu sagen, wenn unnötige Arbeit an Sie herangetragen wird? Neigen Sie zu Tagträumereien? Sind Sie oft übermüdet, unmotiviert oder verlieren Sie viel Zeit, wenn Sie mit den Kollegen reden? Analysieren Sie Ihren Tag und versuchen Sie, Zeitkiller aus dem Weg zu räumen.
  • Ein wichtiger Zeiträuber im Beruf ist auch die interne E-Mail-Kommunikation. Wenn man jede Mail unmittelbar nach ihrem Eintreffen beantwortet, verliert man wertvolle Zeit, da man sich immer wieder neu in die eigentlichen Aufgaben einarbeiten muss. Besser ist es, sich eine Zeit für die Beantwortung der Mails festzusetzen und diese im Block alle auf einmal zu beantworten. Um auch nicht durch das Eintreffen neuer Mails abgelenkt zu werden, sollte man Sorge tragen, dass Ankündigungston und Benachrichtigungsservice abgestellt sind. 
  • Auch die Organisation der Mails muss so gut sein, dass man bei Bedarf nicht lange suchen muss. Legen Sie Mails eines Projektes in einzelne Ordner. Auf diese Weise finden Sie eine bestimmte Mail auch sofort wieder, ohne im gesamten Posteingang herumsuchen zu müssen.

Multitasking vermeiden

  • Auch Multitasking ist ein wichtiger Zeiträuber. Darunter versteht man das schnelle Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Aufgaben oder gar das gleichzeitige Erledigen mehrerer Aufgaben, etwa ein Telefongespräch führen und eine E-Mail schreiben. Dies hilft keinesfalls beim Zeitmanagement.
  • Studien haben ergeben, dass Menschen, die Multitasking betreiben, nicht mehr schaffen als andere. Im Gegenteil: Die Produktivität lässt nach, denn die Qualität ist schlechter, da das Gehirn nur eine Sache erfassen kann. Werden also zwei Aufgaben gleichzeitig erledigt, steht nicht für jede davon das volle Gehirnpotenzial zur Verfügung und Fehler können auftreten.