Zeitrechner mit Excel und Co. - so gehts

Bei einem Zeitrechner beginnt alles mit dem Unterschied zwischen einem Wert und einer Formatierung. Das große Rätsel beim Berechnen von Datums- und Uhrzeitwerten kann schließlich nur der lösen, der auch das kleine Einmaleins von Excel und Co. beherrscht. Dazu gehören, allen voran, die drei Typen der Zelleingabe: Zahl, Text, Formel. Kleiner Tipp: in der Standardeinstellung wird Text links ausgerichtet, Zahl rechts. Zum anderen sollte Zahlenformate ein echter Begriff sein und Kategorien wie "Zahl", "Währung", "Buchhaltung" und natürlich "Datum" und "Uhrzeit" entsprechend vertraut sein. So ist die Verwirrung bei Zeitrechner nicht ganz so groß, wenn beim Zelleintrag "11.02.1900" die Antwort in Excel 42 lautet. Gewiss tun sich Leser von "Alice im Wunderland" und "Per Anhalter durch die Galaxis" hier wesentlich leichter, der Rest von uns sollte einfach das Zahlenformat "Datum" wählen, um die gewünschte Darstellung zu erhalten.

Der Nullpunkt einer jeden Tabellenkalkulation

Zeitrechner brauchen einen absoluten Bezugspunkt, um eine Datumsangabe als fortlaufende Zahl speichern und anschließend berechnen zu können. Die Stunde Null kann je nach Anwendung variieren. Bei Excel PC beginnt alles am "1.1.1900", Excel Mac dagegen schickt seinen Zeitpfeil am "01.01.1904" auf die Reise, so auch der Zeitrechner 'CALC' von OpenOffice.org. In den meisten Programmen und Versionen kann dieser Datumswert im Menü 'Extras, Optionen', Register 'Berechnen' verändert werden. Schon eine kleine Übung demonstriert, wie wichtig dieser Wert für das Rechnen mit Zeit ist. Gibt der Excel-Anwender, ausgehend vom Standard-Datumswert "01.01.1900", eben dieses Datum in die aktive Zelle ein und bestätigt den Eintrag, wird der Zellinhalt rechtsbündig dargestellt. Bei dem Eintrag "31.12.1899" hingegen, erfolgt die Ausrichtung links. Der Unterschied ist eminent. In der einen Zelle steht eine Zahl, in der anderen Text. Die eine Zelle lässt sich kalkulieren, die andere nur noch formatieren.

Mit Zeit rechnen – so geht's

Zum besseren Verständnis von Zeitrechner gleich vorab die Schlüsselinformation, dass Zeit- und Datumsangaben intern automatisch als Dezimalwerte behandelt werden, die Ergebnisse jedoch immer im jeweiligen Zeit- oder Datumsformat erscheinen.
Wie oben bereits erwähnt benötigt man zur Einbeziehung von Datumsangaben in Formeln die Stunde Null. Das bedeutet, jedes Datum wird in Relation zu diesem Bezugspunkt ausgedrückt. Gibt man beispielsweise den "09.11.1989" (Fall der Mauer) ein, beträgt der interne Dezimalwert 32821, das ist die Anzahl der Tage zwischen dem "01.01.1900" und "09.11.1989". Wer nun wissen will, wie viele Tage er noch runterzählen muss bis zum Eurovision Song Contest'11, trägt in die eine Tabellenzelle das aktuelle Datum ein und den "14.05.2011" in die andere. In eine dritte Zelle (C1) wird das letztere Datum vom ersten abgezogen (=B1-A1). Das Ergebnis erscheint paradox, ist jedoch korrekt: "27.03.1900". Erst wenn das Zahlenformat von "Datum" auf "Standard" geändert wurde, erscheint die Zahl 87 (selbstverständlich ausgehend vom aktuellen Datum des Autoren).

Auf die Minute

Etwas schwieriger gestalten Zeitrechner die Einbeziehung von Uhrzeit(en) in eine Berechnung. Ermitteln wir den Zeitraum zwischen zwei Zeitpunkten: "17:30" minus "13:15" ist gleich "04:15", folglich 4 Stunden und 15 Minuten. Soll die Rechnung nun fortgesetzt und das Ergebnis beispielsweise mit einem Stundensatz multipliziert werden, ist die Zellausgabe nicht nur verwirrend wie beim Datum, sondern schlicht falsch. Die Multiplikation von "4:15" mit dem Stundensatz 37 (Euro) führt zum Ergebnis "13:15". Und nein! Der Wechsel auf ein anderes Format hilft hier leider nicht. Zur Erinnerung: Excel & Co. wandeln Zeit- und Datumsangaben in Dezimalwerte um. Der Dezimalwert von "13:15" heißt "0,55208333" von eins (Tag). Dies bedeutet, um Viertel nach eins ist bereits mehr als die Hälfte der 24 Stunden eines Tages vergangen. Der einzelne Tag ist die Bezugsgröße. Die Lösung ist relativ banal. Der Stundensatz muss zu einem theoretischen Tagessatz werden, das heißt mit 24 multipliziert.

Funktionen helfen

Eine praktische Hilfe beim Aufbau von Formeln mit Uhrzeit- und Datumsangaben stellt jeder Zeitrechner mit Zusatzfunktionen wie HEUTE() – liefert die fortlaufende Zahl des heutigen Datums - oder JETZT() – liefert die fortlaufende Zahl des aktuellen Datums und der aktuellen Uhrzeit. Weitere Funktionsnamen zu dem Thema finden sich im Funktions-Assistenten.